Wie man eine professionelle E-Mail auf Englisch schreibt, entscheidet häufig darüber, ob eine Antwort kommt. Dieser Leitfaden zeigt Anrede, Ton, Aufbau und Grußformel.

Wollen Sie einen potenziellen Kunden ansprechen? Oder bereiten Sie sich möglicherweise darauf vor, eine Bewerbung zu verschicken? Was auch immer Ihre Ziele sind, es ist ein Muss zu lernen, wie man eine formelle E-Mail auf Englisch schreibt.

Professionelle E-Mails bieten den ersten Einblick in die Art von Profi, die Sie sind, denn, seien wir ehrlich, heutzutage ist alles virtuell. E-Mails bilden auch die Grundlage für eine solide (oder nicht so solide) geschäftliche oder persönliche Beziehung.

Dieser Artikel erklärt wichtige Schritte zum Schreiben einer erstklassigen E-Mail mit einigen Bonustipps, die Sie unserer Meinung nach kennen sollten.

Das Einmaleins des formellen E-Mail-Schreibens

1. Eine klare Betreffzeile haben

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Computer und überprüfen Ihre E-Mails. Welche E-Mails löschen Sie automatisch, und welche öffnen Sie tatsächlich und lesen sie?

Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie eine E-Mail-Betreffzeile schreiben.

2. Begrüßen Sie den E-Mail-Empfänger

E-Mail-Begrüßungen können in diesem technologischen Zeitalter ziemlich viel Verwirrung und Frustration verursachen. Im Allgemeinen ist die elektronische Kommunikation immer weniger formell geworden. Unternehmen nutzen Messaging-Apps, wie WhatsApp, Telegram und WeChat, um neue Mitarbeiter einzustellen und innerhalb ihrer Teams zu kommunizieren.

Aber wissen Sie, was der Schlüssel zum erfolgreichen Schreiben einer E-Mail ist?

Kennen Sie Ihre Zielgruppe.

Bevorzugt Ihr Ansprechpartner informelle oder formelle Kommunikation? Im Zweifelsfall ist formell besser.

3. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus

Genau wie im richtigen Leben mögen es Menschen, wenn man ihnen Komplimente macht und sich bedankt. Das ist einfach, wenn Sie den E-Mail-Empfänger bereits kennen. Doch was tun Sie, wenn Sie eine erste E-Mail senden?

Versuchen Sie, eine dieser oder eine ähnliche Phrase zu verwenden:

• I understand that you [etwas, das derjenige/diejenige tut, das Sie beeindruckend finden] … and I admire your work.

• Thank you for taking the time to read this email.

• I follow your [social media/newsletter/etc.] and noticed that you recently… Congratulations!

Am wichtigsten ist, dass Ihre E-Mail aufrichtig klingen muss. Wenn Sie die Person nicht sehr gut kennen, ist es in Ordnung, diesen Teil zu überspringen.

4. Erklären Sie Ihr Anliegen

Nennen Sie das Anliegen Ihrer E-Mail, ohne fordernd zu klingen. Wenn es sich um eine potenzielle geschäftliche Zusammenarbeit handelt, lassen Sie den Empfänger der E-Mail wissen, was Sie für ihn tun können. Wenn es sich um einen potenziellen Arbeitgeber handelt, lassen Sie ihn wissen, dass Sie gerne mit ihm zusammenarbeiten möchten.

5. Professionell verabschieden

Ihre Abschiedsgruß ist der letzte Eindruck, den Sie hinterlassen. Halten Sie es kurz und professionell.

6. Korrekturlesen, Korrekturlesen, Korrekturlesen

Denken Sie daran, dass dies Ihre Chance ist, einen Eindruck zu hinterlassen, wenn Sie sich zum ersten Mal an jemanden wenden. Nehmen Sie sich die Zeit, um einfache Rechtschreibfehler, fehlende Kommas oder fehlende Wörter zu korrigieren.

Für Nicht-Muttersprachler in Englisch: Bitten Sie einen Muttersprachler, für Sie Korrektur zu lesen.

Wenn das für Sie keine Option ist, versuchen Sie, Ihren Text durch Kopieren und Einfügen in ein Word-Dokument zu übertragen und die Rechtschreibprüfung durchzuführen. Andernfalls können Sie kostenlose Online-Seiten wie Grammarly, GrammarCheck, und Ginger ausprobieren, die ebenfalls Optionen zur Grammatik- und Rechtschreibprüfung anbieten.

Mit anderen Worten: Es gibt wirklich keine Ausrede für eine schlecht geschriebene E-Mail.

Extra Tipps:

• Vermeiden Sie die Verwendung von Emojis oder Smileys – Nichts zeigt Unprofessionalität schneller als die Verwendung von Emojis oder Stickern ☹

• Halten Sie die E-Mail prägnant und unterteilen Sie sie in klare Absätze – Leute haben nur so viel Zeit an ihrem Tag. Außerdem überprüfen Viele ihre E-Mails im Allgemeinen nur ungern. Erleichtern Sie Ihrem E-Mail-Empfänger die Arbeit, indem Sie Ihren Text in mehrere unterschiedliche Absätze aufteilen.

• Wählen Sie eine professionelle Schriftart – Verwenden Sie keine ausgefallene Schriftart, die schwer zu lesen ist. Bleiben Sie bei einer Standardschriftart, wie Times New Roman, Cambria oder Calibri.

• Fügen Sie eine E-Mail-Signatur hinzu, aber machen Sie es richtig – Fügen Sie nach dem Abschiedsgruß Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen (und eventuell ein Foto) ein. Wählen Sie jedoch eine Signatur, die ihre Formatierung beibehält, unabhängig davon, wer die E-Mail erhält. Senden Sie sich selbst Test-E-Mails, um sicherzugehen.

• Von meinem iPhone gesendet – Nehmen Sie sich die Zeit, dies in Ihren Standardeinstellungen zu ändern, und Sie werden leicht professioneller und technologisch versierter erscheinen.

So, das war’s – das Einmaleins des Schreibens einer professionellen E-Mail.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Schreiben von E-Mails und laden Sie ein, uns Ihre eigenen Tipps und Tricks mitzuteilen. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

Yours truly ?,

YTranslations

Von meinem IPhone gesendet

Was Muttersprachler an einer professionellen E-Mail auf Englisch bemerken

Die meisten englischen Geschäftsmails von Nicht-Muttersprachlern sind grammatisch korrekt und im Ton leicht daneben. Typisch sind eine zu förmliche Anrede, eine Bitte, die durch fehlende Abschwächungen wie eine Forderung klingt, und eine Grußformel aus einem anderen Register.

Abhilfe schafft selten mehr Vokabular. Es sind kürzere Sätze, ein Anliegen pro E-Mail und ein Schlusssatz, der den nächsten Schritt klar macht. Das allein hebt eine professionelle E-Mail auf Englisch von korrekt zu natürlich.

Wenn ein Dokument statt einer E-Mail diesen Schliff braucht, übernimmt das unsere Korrektur und Redaktion.