Mit der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 wird die digitale Betriebsanleitung ab dem 20. Januar 2027 offiziell zulässig. Viele Hersteller hoffen auf weniger Aufwand: kein Druck, kein Versand, schnellere Updates. Das stimmt – teilweise. Die Pflicht, jede Anleitung in der Sprache des Ziellandes bereitzustellen, bleibt jedoch unverändert. Dieser Beitrag zeigt, welche Bedingungen gelten und was das für die Übersetzung bedeutet.
Welche Bedingungen gelten für die digitale Betriebsanleitung?
Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung erlaubt es, die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitzustellen. Damit das zulässig ist, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein:
- Auf der Maschine oder in den Begleitunterlagen steht, wie Nutzer auf die digitale Anleitung zugreifen – zum Beispiel über einen QR-Code oder eine Internetadresse.
- Die Anleitung lässt sich ausdrucken, herunterladen und auf einem elektronischen Gerät speichern.
- Sie bleibt während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine online verfügbar, mindestens aber zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
- Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierfassung, liefert der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos.
Für Maschinen, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder von ihnen vernünftigerweise genutzt werden können, gilt eine Einschränkung: Die Sicherheitsinformationen müssen immer in Papierform beiliegen.
Digital heißt nicht einsprachig
Die digitale Betriebsanleitung ändert nichts an der Sprachregel. Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen müssen weiterhin in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache vorliegen. In Deutschland schreibt das Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz (MaschinenDG) Deutsch vor – und zwar auch für die Hinweise, wie Nutzer auf die digitale Anleitung zugreifen.
Liefern Sie eine Maschine nach Polen, Ungarn und Italien, muss also für Polen die polnische, für Ungarn die ungarische und für Italien die italienische Fassung digital abrufbar sein. Eine englische Anleitung auf dem Server ersetzt sie nicht. Welche Sprachen in welchem Land gelten, zeigt die Sprachentabelle in unserem Leitfaden zur Maschinenverordnung.
Die Papierfassung auf Verlangen: ein Monat, jede Sprache
Die Monatsfrist für die Papierfassung wird in der Planung oft unterschätzt. Ein Kunde in Rumänien, der beim Kauf eine gedruckte Anleitung verlangt, muss sie innerhalb eines Monats erhalten – auf Rumänisch. Wer die Übersetzung erst dann beauftragt, schafft die Frist kaum, zumal Revision und Layout hinzukommen. Die Konsequenz: Alle Sprachfassungen müssen fertig und druckbereit vorliegen, bevor die Maschine ausgeliefert wird.
Zehn Jahre Verfügbarkeit: Versionierung wird unverzichtbar
Die digitale Anleitung muss mindestens zehn Jahre online bleiben. Ändert sich die Maschine, entsteht eine neue Version – in jeder Sprache. Nutzer müssen die Fassung finden, die zu ihrer Maschine passt. Das verlangt eine saubere Versionsverwaltung über alle Sprachen hinweg.
Hier zahlt sich ein Translation Memory aus: Bei einer neuen Version werden nur die geänderten Sätze übersetzt, der Rest wird aus früheren Übersetzungen übernommen. Das senkt Kosten und Durchlaufzeit und hält die Terminologie über alle Versionen einheitlich. Mehr dazu in unserem Beitrag Betriebsanleitung übersetzen: Wie Terminologie und Translation Memory Kosten senken.
Was Sie jetzt vorbereiten sollten
- Zugriffsweg festlegen: QR-Code, Internetadresse oder Kundenportal – und die Zugriffshinweise in allen Zielsprachen formulieren.
- Formate prüfen: PDF oder HTML – druckbar, herunterladbar und speicherbar, für Nutzer leicht auffindbar.
- Sprachfassungen vervollständigen: Für jeden Zielmarkt die geforderte Sprache – für Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und EU-Konformitätserklärung.
- Druckfertige Dateien bereithalten: Damit Papieranfragen innerhalb eines Monats erfüllt werden können.
- Versionierung einrichten: Maschinen- und Dokumentversionen eindeutig zuordnen, zehn Jahre lang.
Wir unterstützen Sie
YTranslations übersetzt Betriebsanleitungen und Sicherheitsinformationen in alle EU-Sprachen – mit kundeneigener Terminologiedatenbank, Translation Memory und Revision durch einen zweiten Fachübersetzer. Auf Wunsch liefern wir druckfertige Dateien in allen Sprachen. Mehr auf unserer Seite Technische Übersetzungen.
Nutzen Sie unseren kostenlosen MVO-Sprachcheck: Senden Sie uns eine Seite Ihrer Anleitung und Ihre Zielmärkte über unser Sprachcheck-Formular. Sie erhalten die benötigten Sprachen und eine Einschätzung von Aufwand und Zeitplan.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 und des MaschinenDG.
